E-mail en communicatie
Naast een persoonlijk bezoek, een schriftelijk bericht of telefonisch contact zal de meeste communicatie tussen opdrachtgevers en deelnemers aan opleidingstrajecten met Plata fundament via e-mail verlopen. Om e-mails goed af te handelen hanteert Plata fundament een gedragslijn hoe te handelen bij ontvangst, beantwoording en archivering van e-mail.
Ontvangstbevestiging
Bij e-mail wordt in de regel binnen twee werkdagen gereageerd op een ontvangen bericht. In het geval dat de afhandeling van e-mail langer gaat duren, wordt een melding gestuurd van deze langere beantwoordingsperiode en van de verwachte afdoeningstermijn. In het algemeen geldt dat alle zaken via e-mail kunnen worden aangekaart of via e-mail kunnen worden bevestigd. Omdat aan e-mail niet altijd rechten kunnen worden ontleend is voor een aantal formele zaken altijd een bevestiging door Plata fundament vereist. Voor annuleringen van afspraken en annulering van opleidingstrajecten adviseren wij om altijd een bevestiging te vragen in een aan Plata fundament verzonden e-mail. Als die bevestiging niet binnen 24 uur is ontvangen van een van onze medewerkers, dan kan het zijn dat de e-mail ons niet heeft bereikt en raden wij aan telefonisch contact met ons op te nemen.
Praktische tips
- Veel antwoorden op vragen zijn al te vinden op de website van Plata fundament.
- Aarzel niet om telefonisch contact met ons op te nemen; vaak ontstaat in een telefoongesprek snel meer duidelijkheid dan in e-mailcontact.
- Zet voor een goede afhandeling onderaan je mail jouw naam, adres en telefoonnummer (en bij voorkeur de tijdstippen waarop we jouw het beste kunnen bereiken) of maak gebruik van het contactformulier op de website.
- Geef aan als jouw vraag op opmerking voor een specifiek persoon is bedoeld. Ons secretariaat zal je e-mail dan direct aan de betrokken persoon doorgeleiden met een bericht of verslag van je eventuele telefonische toelichtingen.
Veiligheid en e-mail
Bij de verzending van berichten via e-mail is het belangrijk er van bewust te zijn dat er mogelijkerwijs vertragingen of fouten kunnen ontstaan bij de overbrenging, omdat deze berichten via derden worden verzonden. Ook is het mogelijk dat virussen buiten medeweten van Plata fundament of haar medewerkers via haar e-mail worden verspreid. Plata fundament erkent geen aansprakelijkheid voor schade welke voortvloeit uit de verzending van e-mail, of onjuiste overbrenging daarvan. Uiteraard zal Plata fundament haar uiterste best doen de systemen te vrijwaren van virussen e.d.
E-mail wordt op een veilige manier gearchiveerd volgens de regels die ook voor brieven gelden.
